Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DS­-GVO

Angaben zum Verantwortlichen

Jugendpresse Rheinland e.V.
Im Mediapark 5
c/o STARTPLATZ
50670 Köln
0221 954 917 88
info@jugendpresse.nrw

Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter info@jugendpresse.nrw oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – Zwecke und Rechtsgrundlagen

Datenverarbeitung auf unserer Vereinswebseite

Logfiles

Bei Aufruf unserer Webseite werden Logfiles gesetzt und bleiben für 30 Tage gespeichert.

Fotos

Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht.

Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DS-GVO:

• Team-Fotos aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen (hier: die Team-Aufstellung) zu informieren,
• Fotos mit Bezug zum Spielgeschehen bzw. der Veranstaltung aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das (sportliche) Geschehen zu berichten,
• Fotos vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten.

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.

Andere Fotos, auf denen eine erwachsene Person (Vereinsmitglied oder aus dem Publikum) im Mittelpunkt steht oder gezielt nur diese Person fotografiert wurde, veröffentlichen wir nur mit der Einwilligung dieser Person (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DS-GVO). Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Fotos von minderjährigen Vereinsmitgliedern oder Kindern aus dem Publikum veröffentlichen wir nur, wenn die Erziehungsberechtigten nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DS-GVO eingewilligt haben. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Newsletter

Wenn Sie auf unserer Vereinswebseite den Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig den Newsletter zuzusenden und Sie mit Wissenswertem über den Verein zu versorgen. Die Rechtsgrundlage für den Newsletter-Versand ist Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DS-GVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, um den Newsletter nicht weiter zu bekommen. Dazu können Sie unten in der Newsletter-E-Mail auf „abbestellen“ oder „unsubscribe“ klicken. Oder Sie schreiben uns an info@jugendpresse.nrw oder per Post. Für den Versand des Newsletters verwenden wir Mailjet.

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Datenverarbeitung im Verein

Mitgliedsdaten ((Mitgliedstyp (Einzelmitglied, Fördermitglied, Redaktion oder Redaktionsangehöriger), Firma / Schule / Verein, Titel, Vor- und Nachname(n), Geschlecht (männlich, weiblich, inter / divers), E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz oder Mobil, optionale Angabe), Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land), Geburtstag, Eintrittsdatum, Austrittsdatum (+ Ob der Austritt vollständig ist), JuLeiCa-ID (sofern vorhanden), JPA-Autoschild (sofern vorhanden), Individueller Mitgliedsbeitrag, sofern von Finanzordnung abweichend, Kontaktschwierigkeiten (und Internetseite (optionale Angabe))) werden von den jeweiligen Funktionsträger*innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. Im Einzelnen bedeutet dies:

• Wenn der Vorstand Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Dazu gehört insbesondere Ein- und Austritte, Versand von Mitgliederinformationen, Finanzverwaltung.
• Der*die Kassenwart*in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge, der*die Kassenprüfer*in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftsverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat.
• Die Vereinsgeschäftsstelle verarbeitet die Mitgliedsdaten zur Mitgliedsverwaltung und -betreuung.

Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO).

Analyse zur Reichweitenmessung

Aufgrund unseres Berechtigten Interesses verwenden wir die Open-Source-Software Matomo zur Analyse und statistischen Auswertung der Nutzung der Website. Hierzu wird Java-Script eingesetzt. Die dadurch erhaltenen Informationen über die Websitenutzung werden ausschließlich an unsere Server übertragen und in pseudonymen Nutzungsprofilen zusammengefasst. Die Daten verwenden wir zur Auswertung der Nutzung der Website. Eine Weitergabe der erfassten Daten an Dritte erfolgt nicht. Die IP-Adressen werden anonymisiert (IPMasking), sodass eine Zuordnung zu einzelnen Nutzern nicht möglich ist.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Wir verfolgen damit unser berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Webseite für unsere Außendarstellung.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Daten werden an folgende Empfänger weitergegeben:

• Förderverein Jugendmedien e.V.,c/o AGfJ, Alfred-Wegener-Weg 3, 20459 Hamburg, Deutschland (Veranstaltungsmanagementsystem (bis 06/2025 zusätzlich noch Mitgliedermanagementsystem))
• Campai GmbH, Schönhäuser Allee 163, 10435 Berlin (Mitgliederverwaltung, Buchhaltungsprogramm sowie Mailing- bzw. Newsletterversand)
• Microsoft Deutschland GmbH, Holzmarkt 2A, 50676 Köln, Deutschland (Microsoft 365; nur Vor- und Nachname bei Anlage einer Vereinsmail-Adresse, sofern notwendig, keine grundsätzliche Verarbeitung)
• it’s mind GmbH, Danziger Straße 6, 51399 Burscheid, Deutschland (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse für Webseiten Admin- und Verwaltungssoftware)
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland (Zugriffslogs, Hosting-Anbieter für bestimmte Anwendungen)
• Formbricks GmbH, Kuhnkestr. 6, 24118 Kiel (Angaben in vom Nutzer ausgefüllten Formularen und Umfragen)

Speicherdauer

• Die E-Mail- Adresse, die Sie für den Versand des Newsletters angegeben haben, wird
  gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung in den Newsletter widerrufen, es sei denn, dass diese E-Mail-Adresse auch für andere Kommunikation als zum Newletter-Versand zwischen dem Verein und Ihnen verwendet wird.

• Die aktuellen Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus für 10 Jahre gespeichert.
  
  

Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
• ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

Information der Betroffenen gemäß Art. 13 DSGVO / Datenschutzerklärung
Vertrauen ist wichtig, besonders, wenn es um Ihre Daten geht. Aus diesem Grund erachten wir es als unsere Verpflichtung, nur die Daten zu erheben, welche unbedingt erforderlich sind sowie die Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu verwalten und vor Missbräuchen zu schützen.
Die Jugendpresse Rheinland e.V. hält sich strikt an die datenschutzrechtlichen Vorschriften bei der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten.
Nachstehend finden Sie Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und den Ihnen
zukommenden Rechten:
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Jugendpresse Rheinland e.V. – Im Mediapark 5 c/o STARTPLATZ, 50670 Köln – info@jugendpresse.nrw
2. Kontaktdaten der/des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Der Geschäftsführende Vorstand – vorstand@jugendpresse.nrw
3. Kategorien der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Jugendpresse Rheinland e.V. erhebt die folgenden Daten:
• Anrede, Vorname, Nachname,
• Geschlecht,
• Ein-, und Austritte,
• JuLeiCa-ID (wenn vorhanden)
• Jugend-Presseausweisnummer,
• Internetseite,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobiltelefon),
• Geburtsdatum,
• Bankdaten,
• Verwandtschaftsverhältnisse,
• ggf. Passbilder.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden erhoben, um
• die Mitgliederverwaltung zu ermöglichen,
• sicheren Veranstaltungsbetrieb zu gewährleisten,
• Beiträge zu erheben und einzuziehen,
• einen (digitalen) Jugend-Presseausweis auszustellen und zu verwalten,
• Informationen durch Briefpost, Anrufe, Mailinglisten und/oder Newsletter zu
• kommunizieren,
• rechtlichen Archivierungs- und Buchhaltungspflichten nachzukommen.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Bst. a, b, c, f DSGVO verarbeitet.
Die Datenerhebung zur Mitgliederverwaltung, zur Erfüllung eines sicheren Veranstaltungsbetriebs ist auf Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO gestützt. Die Datenerhebung zur Erhebung und zum Einzug von Beiträgen und die Datenerhebung um einen (digitalen) Jugend-Presseausweis auszustellen und zu verwalten, stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 Bst. a, b DSGVO. Die Datenerhebung zum Zwecke Informationen durch Briefpost, Anrufe, Mailinglisten und/oder Newsletter zu kommunizieren, stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 Bst. a, f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Direktwerbung nach Erwgr. 47. Die Datenerhebung zum Zwecke rechtlichen Archivierungs- und Buchhaltungspflichten nachzukommen, stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 Bst. c DSGVO.
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
• Förderverein Jugendmedien e.V.,c/o AGfJ, Alfred-Wegener-Weg 3, 20459 Hamburg, Deutschland (Veranstaltungsmanagementsystem (bis 06/2025 zusätzlich noch Mitgliedermanagementsystem))
• Campai GmbH, Schönhäuser Allee 163, 10435 Berlin (Mitgliederverwaltung, Buchhaltungsprogramm sowie Mailing- bzw. Newsletterversand)
• Microsoft Deutschland GmbH, Holzmarkt 2A, 50676 Köln, Deutschland (Microsoft 365; nur Vor- und Nachname bei Anlage einer Vereinsmail-Adresse, sofern notwendig, keine grundsätzliche Verarbeitung)
• it’s mind GmbH, Danziger Straße 6, 51399 Burscheid, Deutschland (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse für Webseiten Admin- und Verwaltungssoftware)
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland (Zugriffslogs, Hosting-Anbieter für bestimmte Anwendungen)
• Formbricks GmbH, Kuhnkestr. 6, 24118 Kiel (Angaben in vom Nutzer ausgefüllten Formularen und Umfragen)
6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale
Organisation zu übermitteln.
7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß (§ 147 AO) für die jeweilige Aufgabenerfüllung
(rechtlichen Archivierungs- und Buchhaltungspflichten nachzukommen) erforderlich ist.
8. Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
(i) Auskunft zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie
gespeichert haben und Kopien dieser Daten zu erhalten,
(ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder das Löschen Ihrer personenbezogenen Daten,
die falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, zu verlangen,
(iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
einzuschränken,
(iv) unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu
widersprechen oder die für das Verarbeiten zuvor gegebene Einwilligung zu
widerrufen,
(v) Datenübertragbarkeit zu verlangen,
(vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt
werden, zu kennen und
(vii) bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde zu erheben.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@jugendpresse.nrw oder schreiben
Sie uns an die oben angegebene Anschrift.